RAPPEL DE QUELQUES NOTIONS DE BASE
LE SALAIRE BRUT : il sert de base au calcul des cotisations. On parle de brut "abattu" lorsqu'il existe un abattement pour frais professionnels (journalistes, vrp...).
LE SALAIRE NET : depuis l'instauration de la CSG, on distinguera systematiquement le salaire net a payer du salaire net imposable.
LA CONTRIBUTION SOCIALE GeNeRALISeE (CSG) : il s'agit d'une cotisation (en fait c'est un impot) qui ne diminue pas le net imposable, ce qui n'avait pas ete prevu par certains logiciels qu'il a fallu reprogrammer.
LA TRANSMISSION DES DONNES SOCIALES (TDS) : cette norme oblige les entreprises a remplir leur DADS a la main (l'impression informatisee est desormais interdite) ou a la renvoyer sur disquette sous forme d'un fichier ASCII conforme a un cahier des charges.
LE PLAFOND DE LA SeCURITe SOCIALE : souvent exprime mensuellement, il a un equivalent a l'annee, a la quinzaine, a la semaine, a la journee...Son montant change deux fois par an. Le montant mensuel pour le deuxieme semestre 1991 est 11 620 frs. Il convient de noter que la regularisation des cotisations se fait sur la base annuelle cumulee.
LA TRANCHE A : salaire dans la limite d'une fois le plafond.
LA TRANCHE B : partie du salaire au dessus de la tranche A dans la limite de trois plafonds.
LA GARANTIE MINIMUM DE POINT : depuis le O1/O1/89, tout cadre doit cotiser un minimum de point en caisse de retraite de cadre sur la base d'une tranche B mensuelle fixee a environ 1400 frs pour 1991 même si son salaire ne comporte pas de tranche B.
Michel BOHDANOWICZ
Expert-comptable
LES QUALITeS DE BASE D'UN LOGICIEL DE PAYE
Le probleme de la paye en France est lie a la complexite de la legislation sociale (nous sommes encore loin de l'allegement des formalites prevu pour les petites entreprises). En effet, le code du travail, celui de la Securite Sociale, les nombreuses conventions collectives et l'abondante jurisprudence font que de nombreux parametres doivent être mis en oeuvre pour l'etablissement des payes et des declarations sociales.
Votre materiel informatique dedie a la gestion, vous sert deja pour la comptabilite, la facturation, la correspondance, les previsions... La question qui vous vient naturellement a l esprit c est : pourquoi ne pas informatiser la gestion des donnees sociales? En effet, bien que vous soyez jusqu a present un fidele adepte du carnet de payes a souches, vous souhaitez automatiser les calculs. C'est interessant si vous versez des primes periodiquement. Même si vos payes changent rarement, vous trouvez cette recopie mensuelle du bulletin vraiment penible. Un tableur peut vous suffire pour remplir ces taches ingrates tout en ameliorant sensiblement la presentation de vos bulletins (cf notre exemple commente). Il parait d'ailleurs qu'un logiciel de paye vendu sur deux serait un tableur dont nous ne citerons pas le nom. Nous pensons cependant que l utilisation d un logiciel specialise est preferable (sauf si vous n avez qu un seul salarie). Par rapport aux tableurs l'interêt des programmes de paye reside dans :
- la gestion des differents cumuls (plafonds, conges, brut, net imposable...). Par exemple on parle toujours du plafond mensuel de la Securite Sociale. En fait, il s agit d un plafond annuel. Si les entreprises ont la possibilite de calculer les cotisations sur la base du salaire du mois, elles devront en fin d annee effectuer une regularisation qui peut-être significative si le salaire du salarie a fluctue autour du plafond mensuel;
- l edition d un etat preparatoire trimestriel pour le remplir les bordereaux de cotisations;
- l absence de ressaisies inutiles. Pourquoi ressaisir les nouveaux taux et plafonds pour chaque salarie ou même pour chaque societe si vous en gerez plusieurs?
- la suppression de la corvee de la DADS papier (cf TDS norme)....
A la difference des logiciels de comptabilite, nous n'avons pas place la rapidite au premier rang des qualites de base sauf pour les societes qui doivent gerer des payes complexes avec de nombreux salaries. Par contre, nous privilegions l'ergonomie et la simplicite d'utilisation. Le logiciel ideal sera donc simple tout en gardant la possibilite d'acceder a des fonctionnalites puissantes si necessaire.
Pour effectuer ces tests, nous avons d'abord etudie avec chacun des logiciels, la mise en place d'une paye simple. Nous avons ensuite essaye de calculer une paye a l'envers (calcul du brut en partant du net). Nous avons enfin pousse les logiciels dans leurs derniers retranchements en mettant en place la gestion d'une paye plus complexe. Pour cela, nous avons pris pour exemple la paye du spectacle qui necessite entre autres possibilites : l'edition de plusieurs bulletins pour un salarie dans le même mois, l'utilisation de plafonds journaliers, des besoins importants au niveau des tris et des editions...Les programmes ont ete testes sur un SE/30 avec 5 MO de RAM. Vous trouverez nos conseils quand a la configuration minimale, dans le tableau de synthese.
Nous tenons cependant a mettre une derniere fois en garde nos lecteurs sur la complexite de la gestion des paies en France, qui va au dela du simple parametrage. Certaines erreurs peuvent vous coûter tres cher. Par exemple, il existe des regimes de prevoyance obligatoires prevus par certaines conventions collectives. Si vous n y prenez garde, et que le salarie decede, ses ayants droits pourront reclamer a votre entreprise le paiement de sommes qui auraient dues être prises en charge par la compagnie d assurance.
PAYE SAARI MACINTOSH
Developpee et compile avec le SGBD 4° Dimension, cette version propose par SAARI, nous offre l experience de la version PC allie a des ameliorations tres interessantes.
Pour la gestion d une paye simple, il convient d utiliser le fichier “Initialisation .data” pour ne pas avoir a recreer toutes les rubriques. Ensuite, il suffit tres simplement grace aux menus et aux icones (avec legendes s il vous plaît) de creer la societe, l etablissement, les salaries.
La gestion de la paye a l'envers est d une simplicite enfantine puisque apres avoir declenche un calcul manuel, elle se fait par l utilisation d un simple bouton.
Compte tenu de la puissance et de la souplesse du produit les payes complexes peuvent être installees en gerant les cas les plus difficiles. Vous pouvez par exemple choisir une periode de paie inferieure au mois ou a cheval sur plusieurs mois. Un parametrage specifique au spectacle est d ailleurs en cours de developpement chez SAARI et il devrait être commercialise prochainement.
Le module TDS est multi-societes et multi-etablissements pour 1800 frs.
Pour les autres aspects, nous avons releve la gestion multi-societes ou multi-etablissements tres souple puisque toutes les societes/etablissements peuvent être geres en même temps dans un seul fichier. Vous pourrez ainsi, par exemple, editer l ensemble des bulletins. Attention cependant a vous limiter en gerant ensemble les societes qui ont le même profil de payes pour garder un fichier de taille et de rapidite convenable. Une particularite, la cloture des periodes de payes est geree par salarie. Attention donc a cloturer tous les salaries avant, par exemple, de changer les plafonds. Par contre, nous n avons pas apprecie les abreviations decrivant certaines constantes ou parametres que nous trouvons peu claires et qui obligent a retourner au manuel lors de certains parametrages. Nous aurions aussi prefere voir le bulletin en entier et non en deux parties, lors des calculs de payes. Autre petite contrainte, l obligation de creer les periodes de payes avant tout paye. Parmi les autres possibilites interessantes, nous pouvons citer la gestion des heures par jour et par salarie ce qui permet la gestion des heures supplementaires a la semaine conformement a la legislation ou encore les 9 conventions collectives par etablissement. Vous noterez aussi la puissance de la gestion des mots de passe, des possibilites de recherches, des editions personnalisees et de l editeur de formules pour la programmation (merci 4D). Et pour vous etonner, utilisez donc la fonction “selection” pour augmenter tous vos employees de 20% et tous vos cadres de 30% par la simple application d une formule sur les bruts.
En conclusion, nous pensons que SAARI a reussit cette version 1.5 qui allie a la fois simplicite et puissance. Les utilisateurs des versions 1.0 et 1.1 vont se voir proposer la mise a jour gratuitement. Compte tenu de la taille des fichiers et du programme, nous vous recommandons d être au minimum equipe d un LC avec 4 MO de memoire vive.
EUROPAIE
Acquarios presente la particularite d être le seul editeur a nous avoir adresse une version de demonstration limitee a 3 salaries. En consequence, nous n avons pu effectuer tous les tests que nous aurions souhaites. Nous tenons cependant a remercier les societes COGI et SEEA, experts Acquarios, de nous avoir fournis pour nos tests differents parametrages.
Pour la gestion des payes simples, le logiciel est fourni avec un parametrage standard : CLICPAIE, teste en version 1.1, avec un mensuel, un vrp et un cadre. Nous avons trouve ce parametrage trop sommaire et trop lourd a manoeuvrer . Il faut, par exemple, quand vous êtes dans la saisie des donnees mensuelles retourner a la fiche salariee pour modifier le brut.
Pour la gestion des payes a l'envers ou de payes complexes type spectacle, pas de problemes pour Europaie qui se comporte comme un SGBD specialise payes. Deux possibilites s offre a vous, suivre une formation (6500 frs les 2 jours) ou vous plonger dans l imposante documentation. Mais si vous n avez pas le temps, que CLICPAIE ne vous suffit pas, que votre paie est tres complexe et que vous tenez absolument a utiliser l EUROPAIE que vous a vendu votre concessionnaire, faites donc appel aux membres du reseau expert pour realiser ce travail a votre place.
TDS est disponible a partir de 1 850 frs HT en version mono-societe et mono-etablissement. Pour les autres versions, nous vous laissons la surprise en consultant notre tableau de synthese en fin de dossier.
Il convient de noter parmi les qualites, la possibilite de creer des constantes communes a plusieurs entreprises ce qui simplifie les mises a jour. Par ailleurs, les etats sont parametrables a volonte.
Par contre nous trouvons archaïque la protection sous forme d un “dongle” a visser derniere votre ordinateur. De plus le logiciel est limite a 1000 salaries ce qui est incompatible avec la taille de certains clients potentiels. Cependant, on nous promet la sortie de la version 4 debut 1992 sans limitation du nombre de salaries et avec une amelioration du parametrage CLICPAIE.
En conclusion, avec son anteriorite sur le marche recompensee par l ICONES D OR des trois dernieres annees, Europaie est un logiciel eprouve et fiable. Il est puissant et souple a condition de lui consacrer un temps d apprentissage et un budget beaucoup plus important qu a d autres logiciels apparus depuis sur le marche.
PAYE EXCEL
Pour une analyse plus approfondie du logiciel et afin d eviter les redites, nous vous renvoyons a l article detaillee que nous avons realise dans ce même dossier payes. Ce programme permet d utiliser la simplicite du tableur tout en se rapprochant des applications dedies grace aux menus personnalises et a la gestion des historiques et des cumuls.
La gestion d une paye simple est realisee aisement. Quelques regrets par rapport a la CSG mais cette limite doit disparaître dans la version 3.
La paye a l'envers est une fonction de base du programme auquel il suffit d indiquer le net dans une zone de dialogue.
Par contre dans la version actuelle, les limites du logiciel (nombre de rubriques, plafonds, nombre de bulletins par mois...) ne permettent pas la gestion de payes complexes. Par ailleurs, les etats ne sont pas parametrables.
Le module TDS ne sera disponible que dans la version 3 et ne sera pas applicable avant la paye de 1992.
En conclusion, il s agit d un logiciel simple d utilisation, limite pour la gestion des payes complexes, d un prix tres competitif pour qui possede deja Excel et dont nous attendons avec interêt les ameliorations a venir dans la version 3 qui doit sortir en novembre.
MAC PAIE
Notre opinion sur ce logiciel que nous connaissons depuis la version 6 pouvait jusqu a present se resumer de la facon suivante : logiciel tres simple d utilisation a un prix tres concurrentiel (version 15 salaries) mais limite pour la gestion des payes complexes. La version 8 represente une evolution majeure et nous conseillons fortement aux utilisateurs actuels de payer les 350 frs HT de la mise a jour. Pour les autres, voici une presentation du produit en suivant le même plan que pour les autres logiciels.
L ergonomie et la simplicite dans la gestion des payes simples sont exemplaires.
La paye a l'envers n est pas accessible en tant que fonction. Il faut creer 3 rubriques ordinaires pour y arriver.
La version 8 apporte un grande amelioration dans la gestion des payes complexes Toutes les rubriques deviennent cumulables et l editeur de formules permet d acceder a plus de variables. Par ailleurs, plusieurs editions de bulletins sont possibles pour un même salarie. Par contre seul le bulletin recapitulatif effectuera la regularisation des plafonds en cumuls. De plus, la gestion des plafonds journaliers reste fastidieuse, il faut soit passer par les plafonds speciaux, soit creer plusieurs lignes de rubriques pour les tranches A, B...
TDS est disponible au prix de 995 frs HT. Nous avions note un blocage contraignant dans la version 1990 qui obligeait a declarer les honoraires avec les salaires alors que la norme permet de declarer les honoraires sur papier (a verifier dans la version 1991 que nous n avons pas eu en test).
Autres plus de la version 8 : les apercus avant impression, une meilleure gestion des conges payes (par les cumuls reportables d une annee sur l autre), l acces a l ensemble des etats même en cours d annee, la possibilite d enregistrer les modeles d etats crees par l utilisateur, la gestion de la CSG comme une cotisation imposable...Nous regrettons par contre que l icone des fichiers de la version 7, ne soit pas different de ceux de la version 8 ce qui pourrait eviter que les fichiers ne soient convertis a un autre moment qu entre deux trimestres (periode la plus favorable pour le passage d une version a l autre). Autres regrets, le logiciel est mono-etablissement. Si vous gerez plusieurs societes avec, vous devrez mettre a jour les constantes de chaque societe en cas de changements de taux ou de plafonds. Par ailleurs, le dessin des 3 modeles de bulletins n est pas modifiable et l editeur de formule ne permet pas de tests conditionnels pourtant bien utiles pour effectuer des parametrages. Notre conseil, creez ou modifiez les cotisations avant d ouvrir chaque periode paie et si possible en debut de trimestre.
En conclusion, nous avons affaire a un logiciel d utilisation simple tout a fait adapte a la gestion d entreprises mono-etablissement pour un tres bon rapport qualite prix.
LA PAIE MAESTRIA
En presentant cette evolution 2 du logiciel FANTASIA, commercialise depuis plusieurs annees, Microland accroît son effet de gamme par une integration totale avec la comptabilite en attendant la sortie pour la fin de l annee de sa nouvelle facturation. Nous apprecions l absence de protection du logiciel, par contre nous regrettons la nouvelle politique commerciale qui a remplace la licence par entite juridique par une licence pour chaque poste.
Creer un dossier de paye est une tache aisee avec ce logiciel qui utilise toutes les possibilites de l interface utilisateur (parfois trop quand certains menus deroulants se deroulent, se deroulent...). Il convient pour la gestion de payes simples, de conserver le fichier “parametres” fourni avec le programme. Pour ne pas tatonner comme nous l avons fait (toujours cette mauvaise habitude de ne pas lire les manuels), n oubliez pas d attribuer un profil de paye a vos salaries par le menu traitement. De même pour acceder au calcul de la paye apres avoir selectionne un salarie, il suffit de taper sur enter. Par contre, nous pensons qu il est tres dangereux que les rubriques de payes soient modifiables sans un message de confirmation ou d annulation. Une fonction interessante, l affectation d une rubrique a un salarie ou a un profil par deplacement d icones (touche option).
La paye a l'envers est geree assez aisement puisqu il suffit d ajouter la rubrique “paye a l envers” dans la paye du salarie et ensuite de saisir le montant net en affichant l ensemble des rubriques du bulletin de paye. Par contre le calcul est assez lent et un peu “approximatif” puisque pour 10000 frs demande, nous avons obtenu 10000,15 frs.
Pas de probleme pour la gestion de la paye spectacle, mais a condition de s investir en temps. Un parametrage etait d ailleurs deja commercialise par une SSII pour la premiere version du logiciel (FANTASIA) qui etait pourtant plus limitee.
Gros avantage par rapport a ses concurrents, la creation du fichier TDS est incluse dans le prix des deux versions (junior et senior).
Parmi les autres aspects, il convient de noter qu il s agit du seul logiciel multi-environnement (Mac/PC). Nous n apprecions toujours pas la palette, peu claire et dont la position n est pas geree avec celle des autres fenêtres. Pour l anecdote, nous avons trouve un bug lors de l etablissement des bulletins a l affichage de la liste des salaries qui sort de l ecran. Une des qualites lors de la saisie, la possibilite de n afficher que les rubriques modifiables d une paye. Par ailleurs, le logiciel dispose d une astucieuse fonction agenda qui permet d afficher a certaines periodes, des messages d alerte par salarie (formation, renouvellement de contrat...). La fonction comptabilite analytique permet de saisir les heures par affaires avec ventilation ulterieure de l ecriture de paie. Vous pourrez payer vos salaries en envoyant une disquette a votre banque a la norme ETEBAC.
En conclusion, nous ne vous avons pas parler du bilan social ou de la fonction mailing, mais vous avez deja compris qu il s agit d un logiciel tres riche en fonctionnalites permettant, sur un materiel adequat, une vrai gestion des ressources humaines pour un tres bon rapport puissance/prix.
CONCLUSION : LEQUEL CHOISIR ?
Vous possedez Excel, vous avez de nombreux salaries a gerer (disons de 1 a 100) mais un tout petit budget de 1500 frs HT, alors PAIE EXCEL est fait pour vous. Pensez a garder quelques heures en janvier 92 pour remplir manuellement votre DADS en attendant la sortie du module TDS.
Vous n avez qu un seul etablissement, vous privilegiez la simplicite d'utilisation, vos payes sont simples, votre budget est reduit et votre effectif peu nombreux (jusqu a 15 salaries) : MAC PAIE 10 vous tend les bras pour 1350 frs HT.
Votre paye est tres complexe et les nouveautes vous effraient : offrez vous EUROPAIE et un consultant si la programmation vous fait peur.
Vous possedez plusieurs etablissements et vous exercez votre activite dans le domaine du batiment ou du spectacle, LA PAIE SAARI vous offre sa souplesse et la puissance de 4D. Neanmoins ce produit reste adapte a la gestion de payes simples a condition de posseder au moins un LC.
Vous gerez plusieurs societes, vous adorez l interface graphique de vos Mac et de vos PC sous Window 3 : LA PAIE MAESTRIA vous permet lors d une modification de taux ou de plafonds de mettre a jour tous vos dossiers simultanement; d avoir une compatibilite multi-environnement et un lien privilegie avec les autres logiciels de la gamme tout en restant capable de gerer facilement des payes simples.
Michel BOHDANOWICZ
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